Heliora CRM

Datenschutzhinweise für das Heliora CRM

Stand: 23.10.2026. Diese Hinweise gelten für das interne Heliora CRM unter dieser Adresse, insbesondere für die Anbindung an Google. Für die Website heliora-recruiting.de gilt deren Datenschutzerklärung.

1. Verantwortliche Stelle

Heliora
Kolonnenstraße 8
10827 Berlin
Deutschland
Inhaber: Francois Khouri
Telefon: +49 30 91 523 616
E-Mail: info@heliora-recruiting.de

2. Wofür das CRM da ist

Das CRM ist ein internes Werkzeug für die Mitarbeiter von Heliora (Kundenbetreuung, Terminvereinbarung mit Geschäftskunden). Nur Mitarbeiter mit einem von der Geschäftsführung vergebenen Zugang und Zwei-Faktor-Anmeldung können es nutzen. Damit die Geschäftsführung die Teamarbeit steuern kann, speichert das CRM, in welchen Minuten ein Mitarbeiter es genutzt hat (Seitenaufruf oder Eingabe bei geöffnetem Tab), aber keine Inhalte oder Bildschirme. Nach 90 Tagen wird das gelöscht.

3. Verbindung mit einem Google-Konto

Die Verbindung ist freiwillig und wird vom Mitarbeiter selbst unter „E-Mail → Meine Verknüpfungen“ hergestellt. Dabei fragt Google um Zustimmung zu diesen Berechtigungen:

• E-Mail-Adresse des Google-Kontos (openid, email) – nur, um im CRM anzuzeigen, welches Konto verbunden ist.
• Termine im Google-Kalender anlegen, ändern und löschen (calendar.events) – ausschließlich für Termine, die der Mitarbeiter im CRM bucht: Titel, Datum, Uhrzeit, Dauer, Ort bzw. Telefonnummer, Agenda und ein Google-Meet-Link. Verschiebt oder storniert der Mitarbeiter den Termin im CRM, wird der Kalendereintrag entsprechend geändert oder gelöscht.

Das CRM liest keine anderen Kalendereinträge, keine E-Mails, Kontakte oder Dateien aus dem Google-Konto. Über Google werden keine Einladungen an Kunden verschickt; Kunden erhalten Einladungen aus dem Firmen-Postfach von Heliora.

4. Speicherung

Für die Verbindung speichert das CRM die von Google ausgestellten Zugriffsschlüssel (Access- und Refresh-Token) sowie die E-Mail-Adresse des Google-Kontos – verschlüsselt, auf dem eigenen Server von Heliora und nur beim jeweiligen Mitarbeiter. Zu jedem gebuchten Termin wird die Kennung des Kalendereintrags gespeichert, damit Änderungen und Absagen übernommen werden können.

5. Keine Weitergabe, keine anderen Zwecke

Daten aus Google-Konten werden nicht an Dritte weitergegeben, nicht verkauft, nicht für Werbung und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Die Nutzung von Daten, die über Google-APIs empfangen werden, entspricht der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use).

6. Verbindung trennen, Daten löschen

Mitarbeiter können die Verbindung jederzeit im CRM unter „E-Mail → Meine Verknüpfungen → Trennen“ aufheben; die gespeicherten Schlüssel werden dabei gelöscht. Zusätzlich lässt sich der Zugriff in den Google-Kontoeinstellungen unter myaccount.google.com/permissions widerrufen. Bereits angelegte Kalendereinträge bleiben im Google-Kalender, bis sie dort gelöscht werden.

7. Rechtsgrundlage und Ihre Rechte

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch die freiwillige Verbindung) bzw. lit. b und f (Durchführung der Kundenbetreuung). Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Wenden Sie sich dazu an info@heliora-recruiting.de. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren.